Dieser Flow beschreibt, wie Daten aus Microsoft SharePoint über einen Flow regelmäßig Daten abfragt und diesen als Bericht per E-Mail versendet.
| Flowtyp | Geplanter Cloud-Flow |
| Anwendungen | Microsoft SharePointMicrosoft OutlookMicrosoft Power Automate |
Aktion 1
Da dieser Flow wird zeitbasiert gestartet werden soll, wird als Trigger die Aktion Zeitplan – Wiederholung verwendet.
Hierbei wird das Intervall entsprechend eingestellt wie oft und wann der Flow ausgeführt werden soll. Es kann u. U. passieren, dass dennoch der Flow nicht korrekt startet. In diesem Fall hilft ein Workaround indem als Startzeit ein Datum in der Vergangenheit angegeben wird.
Aktion 2 (Optional)
Möchte man später beim Versand der E-Mail ein Logo verwenden, muss definiert werden, welches Bild man möchte. Hierzu muss das Bild zunächst über die Aktion OneDrive for Business – Dateiinhalt abrufen verwendet werden.
Aktion 3
Über die Aktion Variable – Variable initialisieren muss nun ein Ausdruck für den Zeitraum definiert werden, welche Daten nun ausgewertet werden sollen.
Der notwendige Ausdruck dazu lautet
formatDateTime(addDays(utcNow(),30),'yyyy-MM-dd')Bei diesem Ausdruck wird zum heutigen Datum 30 Tage hinzuaddiert. Damit das Datumsfeld korrekt abgefragt werden muss, muss dieses in das Format Jahr – Monat – Tag formatiert werden, damit die Daten korrekt abgefragt werden können.
Aktion 4
Über die Aktion SharePoint – Elemente abrufen wird nun zum einen die entsprechende Liste definiert, aus der die Daten abgefragt werden sollen. Außerdem wird hier mit Hilfe der Variable und einem booleschen Operator der Filter für den Zeitraum festgelegt.
Als Operator wird hier le verwendet, welcher als gleich oder weniger interpretiert wird.
Aktion 5
Über die Aktion Datenvorgang – Auswählen werden nun die Spalten festgelegt, die später in der E-Mail angezeigt werden sollen. Sollte man in der Microsoft SharePoint Liste eine Spalte vom Typ Auswahl haben ist darauf zu achten, dass man den Namen der Spalte mit dem Zusatz Value auswählt.
Aktion 6
Nachdem die Spalte festgelegt wurden, muss eine HTML-Tabelle für die E-Mail generiert werden. Hierzu dient die Aktion Datenvorgang – HTML-Tabelle erstellen.
Als dynamischer Wert ist Ausgabe aus dem Abschnitt Auswählen zu verwenden.
Aktion 7 (Optional)
Über die Aktion Datenvorgang – Verfassen kann nun mit Hilfe von CSS-Code die HTML-Tabelle angepasst werden. Wichtig hierbei ist, dass am Ende der dynamische Wert Ausgabe aus dem Abschnitt HTML-Tabelle erstellen eingesetzt wird.
Aktion 8 (Optional)
Soll nun ein Logo an das Ende der E-Mail hinterlegt werden wurde zunächst der Dateiinhalt abgerufen. Damit nun der Dateiinhalt als Referenz innerhalb HTML eingesetzt werden kann, wird zum einen die Aktion Datenvorgang – Verfassen verwendet und als Ausdruck
dataUri(outputs('Dateiinhalt_abrufen')?['body'])eingesetzt.
Aktion 9 (Optional)
Nun muss über die Aktion Variable – Variable initialisieren eine für das Logo eine Zeichenfolge zusammenzusetzten.
Der Ausdruck dazu lautet
concat('<img src = "',outputs('Verfassen_2'),'" alt = "" />')
Aktion 10
Zum Abschluss wird nun über die Aktion Office 365 Outlook – E-Mail senden die E-Mail generiert, welche verschickt werden soll. Alternativ kann auch die Aktion Office 365 Outlook – E-Mail aus freigegebenem Postfach senden verwendet werden. Dies ist abhängig davon, die im Admin Center das Postfach eingerichtet wurde.
Die Flowbeschreibung steht auch als kostenloser Download im Adobe PDF-Format zur Verfügung.
