Dieser Flow beschreibt, wie mit Hilfe von Microsoft Power Automate Referenznummern erzeugt werden können, sobald Daten aus Microsoft Forms in eine bestehende Microsoft SharePoint Liste übermittelt werden.
| Flowtyp | Automatisierter Cloud-Flow |
| Anwendungen | Microsoft FormsMicrosoft SharePointMicrosoft Power Automate |
Grundlegendes
Diese Flowbeschreibung enthält im Grunde genommen zwei Flows, welche der einfachheitshalber zusammengefasst werden.
Der Start- und Endpunkt dieses Flows sind in beiden Fällen identisch. Zunächst wird ein Microsoft Forms Formular ausgefüllt und abgesendet und zum Schluss ein Datensatz in einer Microsoft SharePoint Liste erstellt. Alternativ dazu kann auch direkt die Anlage eines Eintrages in einer Microsoft SharePoint Liste verwendet werden.
Der erste Flow beschreibt, wie eine zufällige Referenznummer erstellt werden kann. Hierbei wird die Kombination von vier Buchstaben und vier Ziffern in zufälliger Reihenfolge verwendet.
Der zweite Flow beschreibt, wie eine fortlaufende Referenznummer erstellt werden kann. Hierbei wird eine zweite Microsoft SharePoint Liste als „Hilfstabelle“ verwendet. Sobald die Referenznummer erstellt wurde, wird der Eintrag in der „Hilfstabelle“ aktualisiert. Hier besteht darüber hinaus die Möglichkeit, bei Bedarf den Zähler zurückzusetzen.
Aktion 1
Als Trigger für einen Flow, welcher manuell ausgelöst wird, wird die Aktion Forms – Bei Übermitteln einer Antwort verwendet werden. Außerdem wird hier direkt die Aktion Forms – Antwortdetails abrufen verwendet, damit die Daten aus dem Formular direkt abgefragt werden.
Aktion 2 – Zufällige Referenznummer
Die zufällige Referenznummer soll am Ende aus vier Buchstaben und vier Ziffern, z. B. FCXR8960 bestehen. Daher muss hier zunächst über die Aktion Datenvorgang – Verfassen ein Array definiert werden, aus welchen Pool Microsoft Power Automate zugreifen soll.
Aktion 3 – Zufällige Referenznummer
Über die Aktion Datenvorgang – Verfassen wird nun die Referenznummer erzeugt. Hierbei kommt der Befehlt concat zum Einsatz, welcher mehrere Zeichen zusammenfasst.
Der Ausdruck hierzu lautet
concat(variables('Referenznummer')[rand(0,25)],variables('Referenznummer')[rand(0,25)],variables('Referenznummer')[rand(0,25)],variables('Referenznummer')[rand(0,25)], string(rand(1000,9999)))Hierbei werden vier Buchstaben aus der Zeichenfolge verwendet, welche im Vorfeld definiert wurden und danach eine zufällige Zahl zwischen 1000 und 9999 generiert und zusammengefasst.
Aktion 4 – Fortlaufende Referenznummer
Soll hingegen eine fortlaufende Referenznummer verwendet werden, muss eine Microsoft SharePoint Liste als Hilfstabelle verwendet werden. Hierbei wird Microsoft Power Automate die letze, laufende Nummer abfragen, diese um eins erhöhen und den Wert in der Hilfstabelle erhöhen.
Hierzu wird nun im ersten Schritt die Aktion Variable – Variable initialisieren verwendet
Aktion 5 – Fortlaufende Referenznummer
Da die fortlaufende Nummer als vierstellige Zahl formatiert werden soll, ist das Format zum einen in der Hilfstabelle zu hinterlegen. Für die Formatierung wird außerdem die Aktion Variable – Variable initialisieren benötigt.
Aktion 6 – Fortlaufende Referenznummer
Über die Aktion SharePoint – Element abrufen wird nun der letzte Wert aus der Hilfstabelle abgefragt.
Wichtig ist, dass hier im Feld ID die Zeile aus der Hilfstabelle angegeben wird.
Aktion 7 – Fortlaufende Referenznummer
Mit Hilfe der Aktion Variable – Variable festlegen wird nun der letze Wert aus der Hilfstabelle um eins erhöht. Hierzu wird folgender Ausdruck benötigt.
add(outputs('Element_abrufen')?['body/ID_x0020_fortlaufend'],1)Aktion 8 – Fortlaufende Referenznummer
Da die fortlaufende Nummer aus verschiedenen Daten zusammengesetzt werden soll, wird über die Aktion Variable – Variable festlegen der Ausdruck concat verwendet.
Über die Hilfstabelle werden dabei folgende Daten festgelegt
- Ein Prefix
- Ein Suffix
- Die Formatierung der Zahl
Für dieses Beispiel wird die Referenznummer wie folgt aussehen:
CRC.0001.2024
Dazu wird folgender Ausdruck verwendet:
concat(outputs('Element_abrufen')?['body/Prefix'],formatNumber(variables('Neue Referenz ID'),outputs('Element_abrufen')?['body/Zahlenformatierung']),outputs('Element_abrufen')?['body/Suffix'])| concat | Befehl, zum Kombinieren von Zeichen |
| outputs(‚Element_abrufen‘)?[‚body/Prefix‘] | Hierbei handelt es sich um den dynamischen Wert Prefix aus der Hilfstabelle |
| formatNumber(variables(‚Neue Referenz ID‘),outputs(‚Element_abrufen‘)?[‚body/Zahlenformatierung‘] | Hierbei wird der letzte Wert der Hilfstabelle verwendet und diesen gem. den Vorgaben formatiert |
| outputs(‚Element_abrufen‘)?[‚body/Suffix‘] | Hierbei handelt es sich um den dynamischen Wert Suffix aus der Hilfstabelle |
Aktion 9 – Fortlaufende Referenznummer
Nachdem die Referenznummer nun generiert wurde, wird in der Hilfstabelle der letzte Wert entsprechend um eins erhöht und der Eintrag über die Aktion SharePoint – Element aktualisieren entsprechend aktualisiert.
Aktion 10
Nachdem nun die Referenznummer, unabhängig, welche Art bevorzugt wird, wird der Flow über die Aktion SharePoint – Element erstellen abgeschlossen. Hierbei wird nun festgelegt, welche Daten in die einzelnen Microsoft SharePoint Spalten hinterlegt werden.
Die Flowbeschreibung steht auch als kostenloser Download im Adobe PDF-Format zur Verfügung.
