Dieser Flow beschreibt, wie mit Hilfe von Microsoft Power Automate eine Genehmigungsanfrage aus Microsoft Forms in einer Microsoft SharePoint Excel Tabelle hinterlegt und ein Genehmigungsprozess gestartet werden kann.
| Flowtyp | Automatisierter Cloud-Flow |
| Anwendungen / Verbindungen | Microsoft Forms Microsoft SharePoint Microsoft Power Automate |
Grundlegendes
Diese Beschreibung zeigt, wie ein Genehmigungsprozess mit Hilfe der Microsoft Power Platform realisiert werden könnte. Dabei wird die Anforderung mit Hilfe eines Microsoft Forms Formulars erfasst.
Der Einfachheit halber werden die einzelnen Stufen mittels Angabe in Microsoft Forms festgelegt (Name und E-Mail der entsprechenden Person). Alternativ dazu kann auch über Microsoft Active Directory anhand der Unternehmensstruktur der bzw. die Vorgesetze definiert und über Aktionen abgefragt werden.
Eine weitere Option ist es, die einzelnen Stufen in den jeweiligen Aktionen zu hinterlegen.
In dieser Flowbeschreibung wird die erste Option verwendet.
Aktion 1
Als Trigger dient hier die Aktion Forms – Bei Übermitteln einer neuen Antwort verwendet. Hier wird festgelegt, welches Formular überwacht wird und mit welchem Formular letzten Endes der Flow gestartet wird.
Im Anschluss daran wird die Aktion Forms – Antwortdetails abrufen dazu verwendet, um die Eingaben aus dem Formular abzufragen und für weitere Aktionen zur Verfügung zu stellen.
Aktion 2
Bei der Erfassung und weiteren Bearbeitung der Anfrage soll eine fortlaufende Referenznummer generiert werden.
Hierfür muss eine Microsoft SharePoint Liste als Hilfstabelle verwendet werden. Hierbei wird Microsoft Power Automate die letze, laufende Nummer abfragen, diese um eins erhöhen und den Wert in der Hilfstabelle erhöhen.
Hierzu wird nun im ersten Schritt die Aktion Variable – Variable initialisieren verwendet.
Aktion 3
Da die fortlaufende Nummer als vierstellige Zahl formatiert werden soll, ist das Format zum einen in der Hilfstabelle zu hinterlegen. Für die Formatierung wird außerdem die Aktion Variable – Variable initialisieren benötigt.
Aktion 4
Nun soll aus der Hilfstabelle der letzte Wert abgerufen werden, damit Microsoft Power Automate diesen Wert mit der Zahl eins addieren kann. Hierzu wird zunächst die Aktion SharePoint – Element abrufen verwendet.
Wichtig ist, dass im Feld ID die Zeilen ID aus der Hilfstabelle angegeben wird, welche für diesen Workflow vorgesehen ist.
Aktion 5
Mit Hilfe der Aktion Variable – Variable festlegen wird nun der letzte Wert aus der Hilfstabelle um eins erhöht. Hierzu wird folgender Ausdruck benötigt
add(outputs('Element_abrufen')?['body/ID_x0020_fortlaufend'],1)
Aktion 6
Da die fortlaufende Nummer aus verschiedenen Daten zusammengesetzt werden soll, wird über die Aktion Variable – Variable festlegen der Ausdruck concat verwendet.
Über die Hilfstabelle werden dabei folgende Daten festgelegt
- Ein Prefix
- Ein Suffix
- Die Formatierung der Zahl
Für dieses Beispiel wird die Referenznummer wie folgt aussehen:
CRC.0001.2024
Dazu wird folgender Ausdruck verwendet:
concat(outputs('Element_abrufen')?['body/Prefix'],formatNumber(variables('Neue Referenz ID'),outputs('Element_abrufen')?['body/Zahlenformatierung']),outputs('Element_abrufen')?['body/Suffix'])Der Ausdruck setzt sich dabei wie folgt zusammen
| concat | Befehl, zum Kombinieren von Zeichen |
| outputs(‚Element_abrufen‘)?[‚body/Prefix‘] | Hierbei handelt es sich um den dynamischen Wert Prefix aus der Hilfstabelle |
| formatNumber(variables(‚Neue Referenz ID‘),outputs(‚Element_abrufen‘)?[‚body/Zahlenformatierung‘] | Hierbei wird der letzte Wert der Hilfstabelle verwendet und diesen gem. den Vorgaben formatiert |
| outputs(‚Element_abrufen‘)?[‚body/Suffix‘] | Hierbei handelt es sich um den dynamischen Wert Suffix aus der Hilfstabelle |
Aktion 7
Nachdem die Referenznummer nun generiert wurde, wird in der Hilfstabelle der letzte Wert entsprechend um eins erhöht und der Eintrag über die Aktion SharePoint – Element aktualisieren entsprechend aktualisiert.
Aktion 8
Über die Aktion SharePoint – Element erstellen kann nun der Eintrag in der Microsoft SharePoint Liste erstellt werden.
Aktion 9
Nun erfolgt die erste Genehmigungsstufe über die Aktion Genehmigung – Starten und auf Genehmigung warten.
Microsoft Power Automate bietet hier die Möglichkeit, aus vier Optionen, wie die Genehmigung erteilt werden soll zu wählen:
- Benutzerdefinierte Antworten: Auf alle Antworten warten
- Benutzerdefinierte Antworten: Auf eine Antwort warten
- Genehmigen / ablehnen: Auf alle Antworten warten
- Genehmigen / ablehnen: Auf eine Antwort warten
Somit können nun entweder die Standardantworten ausgewählt werden oder eigene definiert werden. Ferner besteht die Möglichkeit, auch mehrere Entscheider zu kontaktieren und entweder auf die erste Antwort oder auf alle Antworten zu warten.
Wählt man die Standardantworten kann es sein, dass als Antwort nicht genehmigt / abgelehnt sondern die englische Variante approved / declined als Antwort zurückgegeben wird.
Standardmäßig erfolgt eine Benachrichtigung an den oder die Empfänger auf drei Wege
- Direkt in Microsoft Power Automate unter Genehmigungen
- Per hinterlegter E-Mail
- Per Microsoft Teams
Aktion 10
Nachdem die Genehmigung gestartet wurde, wird nun über die Aktion Steuerung – Bedinung definiert, was passieren soll, wird die Anfrage genehmigt oder abgelehnt. Hierbei ist als Feld Ergebnis aus dem Abschnitt Starten und auf Genehmigung warten zu verwenden und das Ergebnis einzutragen.
Aktion 11
In den jeweiligen Verzweigungen können nun die weiteren Aktionen festgelegt werden. Es empfiehlt sich in der Microsoft SharePoint Liste Spalten zu erstellen, welche die Entscheidung dokumentieren. Dadurch kann anhand der Microsoft SharePoint Liste eingesehen werden, wer welche Entscheidung getroffen hat und wie der aktuelle Status der Anfrage ist.
Darüber hinaus kann z. B. auch an den Antragsteller eine E-Mail versendet werden, die ihn darüber informieren, ob die Anfrage genehmigt oder abgelehnt wurde. Auch besteht die Option einen mehrstufigen Genehmigungsworkflow einzurichten, der nach der ersten Genehmigung durch einen Prüfer / eine Prüferin die Anfrage an einen Entscheider / eine Entscheiderin sendet.
Die Flowbeschreibung steht auch als kostenloser Download im PDF Format zur Verfügung.
