Dieser Flow beschreibt, wie Daten aus Microsoft Forms in eine bestehende Microsoft SharePoint Liste übermittelt werden können.
| Flowtyp | Automatisierter Cloud-Flow |
| Anwendungen | Microsoft FormsMicrosoft SharePointMicrosoft Power Automate |
Aktion 1
Als Trigger für einen Flow, welcher manuell ausgelöst wird, wird die Aktion Forms – Bei Übermitteln einer Antwort verwendet werden. Außerdem wird hier direkt die Aktion Forms – Antwortdetails abrufen verwendet, damit die Daten aus dem Formular direkt abgefragt werden.
Aktion 2
Da in dem Microsoft Formular eine Option zum Hochladen eines Dokumentes bereitgestellt wird, muss im Vorfeld, bevor der Microsoft SharePoint Eintrag angelegt wird, über eine Bedingung geprüft werden, ob ein Dokument übermittelt wurde. Wird diese Bedingung nicht eingerichtet, kann der Flow in einen Fehler laufen und nicht komplett übermittelt werden.
Hier wird nun zuerst die Aktion Datenvorgang – Verfassen verwendet, um die Prüfung initiieren zu können. Als dynamisches Feld wird hier das Formularfeld für den Upload verwendet.
Aktion 3
Über die Aktion Steuerung – Bedingung wird nun die Abfrage eingerichtet, ob ein Dokument übermittelt wurde.
Als dynamisches Feld wird hier Ausgaben aus dem Abschnitt Verfassen verwendet.
Aktion 4
Wird kein Dokument übermittelt, wird nun in der Verzweigung, Wenn ja die Aktion SharePoint – Element erstellen verwendet.
Hier werden nun die Felder aus dem Formular den einzelnen Spalten zugewiesen.
Handelt es sich in der Microsoft SharePoint Liste um ein Auswahlfeld, wird Microsoft Power Automate hier entweder die Möglichkeit anbieten, eines der definierten Werte auszuwählen, oder über die Auswahl Dynamischen Inhalt hinzufügen den Wert aus dem Formular einzutragen.
Aktion 5
Microsoft Forms wird Dokumente, welche übermittelt wurden, auf dem Microsoft OneDrive Ordner des Formularbesitzers ablegen. Damit der Anhang nun aus dem Microsoft OneDrive Ordner in den Microsoft SharePoint Eintrag übertragen wird, sind nun mehrere Schritte notwendig.
Zunächst wird über die Aktion Datenvorgang – JSON analysieren ein JSON-Code verwendet, um das Dokument später ermitteln und kopieren zu können.
Der komplette Code lautet wie folgt
{
"type": "array",
"items": {
"type": "object",
"properties": {
"name": {
"type": "string"
},
"link": {
"type": "string"
},
"id": {
"type": "string"
},
"type": {},
"size": {
"type": "integer"
},
"referenceId": {
"type": "string"
},
"driveId": {
"type": "string"
},
"status": {
"type": "integer"
},
"uploadSessionUrl": {}
},
"required": [
"name",
"link",
"id",
"type",
"size",
"referenceId",
"driveId",
"status",
"uploadSessionUrl"
]
}
}Aktion 6
Nachdem der Eintrag erstellt wurde, sind mehrere Aktionen nachfolgend notwendig, um das Dokument zu kopieren, dem Eintrag hinzuzufügen und aus dem Microsoft OneDrive Ordner wieder zu löschen. Microsoft Power Automate wird hier automatisch den Container Auf alle anwenden setzten, sobald ein bestimmter Wert ausgewählt wurde.
Aktion 7A
Als erstes wird Microsoft Power Automate nun mitgeteilt, in welchem Verzeichnis das hochgeladene Dokument zu finden ist. Des erfolgt über die Aktion OneDrive for Business – Dateiinhalt über Pfad abrufen. Hierbei ist der Pfad zum Ordner in der die Dateien abgelegt werden einzutragen. Jedoch muss als Dateiname der dynamische Wert name aus dem Abschnitt JSON analysieren verwendet werden.
Aktion 7B
Nun wird über die Aktion SharePoint – Anlage hinzufügen das Dokument dem neu erstellten Eintrag zugewiesen.
Hierbei sind folgende dynamische Werte zu verwenden:
| ID | ID aus dem Abschnitt Element erstellen |
| Dateiname | name aus dem Abschnitt JSON analysieren |
| Dateiinhalt | Dateiinhalt aus dem Abschnitt Dateiinhalt über Pfad abrufen |
Aktion 7C
Um das Dokument nun aus dem Microsoft OneDrive Ordner wieder zu löschen, muss zuerst erneut über die Aktion OneDrive for Business – Dateimetadaten über Pfad abrufen der Pfad angegeben werden, in dem sich das Dokument befindet (siehe Aktion 7A) und danach über die Aktion OneDrive – Datei löschen aus dem Ordner wieder automatisch gelöscht werden.
Die Flowbeschreibung steht auch als kostenloser Download imt Adobe PDF-Format zur Verfügung.
