Dieser Flow beschreibt, wie Daten aus Microsoft SharePoint über einen Flow Daten aus einem PDF-Dokument, welches an ein Postfach gesendet wird, extrahiert und der Anhang in einer Microsoft SharePoint Dokumentenliste gespeichert wird.
| Flowtyp | Automatisierter Cloud-Flow |
| Anwendungen | Microsoft SharePoint Microsoft Power Automate Microsoft Outlook |
Grundlegendes
Dieser Flow beschreibt, wie aus einem PDF-Dokument, welches an ein bestimmtes Postfach gesendet wird, Daten mit Hilfe des AI Builders extrahiert werden. Das Dokument wird in einer Microsoft SharePoint Dokumentenbibliothek im Anschluss abgelegt und die extrahierten Daten werden im Anschluss als Metadaten in die Liste eingetragen.
Für die Realisierung dieses Flows ist ein kostenpflichtiges Microsoft Power Automate Premium Abonnement erforderlich.
Da die Dokumente und Informationen von Fall zu Fall unterschiedlich sein können, wird hier auch nur eine allgemeine Möglichkeit erklärt. Dabei werden Dokumente in einem einheitlichen Format an ein bestimmtes Postfach gesendet.
Bevor der Flow erstellt werden kann, muss ferner eine KI -Modell über den AI-Builder erstellt worden sein.
Trigger – Erhalt einer E-Mail
Das Startereignis für diesen Flow ist, der Eingang einer E-Mail in einem fest definierten Postfach. Hierzu wird die Aktion Office 365 Outlook – Bei Erhalt einer E-Mail verwendet. In dieser Aktion wird ferner festgelegt, dass nur eingehende E-Mails überwacht werden sollen, welche einen Dateianhang haben.
Aktion 1 – Bedingung
Sobald nun eine neue E-Mail inkl. Anhang im Postfach eingegangen ist, muss eine Bedingung geschaltet werden, welche nun bestimmte Schlüsselwörter abfragt und ob es sich bei der Anlage um ein angehängtes Dokument handelt oder nicht. Diese Abfrage wird nun über die Aktion Steuerung – Bedingungen geschaltet.
Als Bedingung werden folgende Felder verwendet
Anlagen Inline ist gleich falseDiese Bedingung prüft, ob es sich bei der Anlage um ein angehängtes Dokument oder eine Inline-Anlage handelt.
Anlagen Name enthält .pdfDiese Bedingung prüft, ob die Anlage ein PDF-Dokument ist.
Sofern die immer gleichen Angaben in der E-Mail enthalten sind, können weitere Bedingungen hinzugefügt werden.
Aktion 2 – Bereich für AI Funktionen
Um die Aktionen mit dem AI-Builder besser darstellen zu können, wird über die Aktion Steuerung – Bereich nun ein Aktionsblock erstellt.
Aktion 2A – AI Daten
Zuerst werden nun mit Hilfe der Aktion AI Builder – Informationen aus Dokumenten extrahieren das KI-Modell gestartet, welches die festgelegten Werte aus dem Dokumenten erkennen und abrufen soll.
Hierbei ist zuerst das KI-Modell auszuwählen und um welchen Formulartyp es sich handelt. Danach soll der Anlagen Inhalt aus der E-Mail als Grundlage genutzt werden.
Aktion 2B – Datei erstellen
Über die Aktion SharePoint – Datei erstellen wird nun in der Dokumentenablage in Microsoft SharePoint das Dokument aus der E-Mail entsprechend abgespeichert.
Aktion 2C – Dateieigenschaften hinterlegen
Nun wird über die Aktion SharePoint – Dateieigenschaften aktualisieren die zuvor extrahierten Daten als Information in die Microsoft SharePoint Liste eingetragen.
Hierzu werden die Werte aus dem Abschnitt Informationen aus Dokumenten extrahieren dazu verwendet, die dynamischen Werte den jeweiligen Spalten zuzuordnen.
Aktion 3 – Benachrichtigung
Nachdem das Dokument angelegt wurde, kann z. B. über die Aktion Office 365 Outlook – E-Mail senden eine entsprechende Benachrichtigung verschickt werden, dass ein neues Dokument abgelegt wurde.
In der E-Mail kann beispielsweise über HTML-Code eine Anweisung hinterlegt werden, das PDF direkt zu öffnen.
Die Flowbeschreibung steht auch als kostenloser Download im Adobe PDF-Format zur Verfügung.
