Dieser Flow beschreibt, wie mit Hilfe von Microsoft Copilot Studio ein Chatbot erstellt wird, welcher Daten mit Hilfe von Microsoft Power Automate aus einer Microsoft SharePoint Liste abfragt und diese ausgibt.
| Flowtyp | Automatisierter Cloud-Flow |
| Anwendungen / Verbindungen | Microsoft Power Automate |
| Microsoft Copilot Studio |
Grundlegendes
Dieser Flow beschreibt, wie aus Microsoft Copilot Studio eine Abfrage zu einer Microsoft SharePoint Liste hergestellt werden kann. Hierbei wird zuerst erklärt, wie ein sog. Thema in Microsoft Copilot Studio einzurichten ist, und wie daraus der Flow in Microsoft Power Automate aufgerufen wird.
Danach werden die einzelnen Schritte in Microsoft Power Automate aufgeführt und beschrieben
Schritt 1 – Auslöser
Wird ein Thema in Microsoft Copilot erstellt, muss zunächst ein Trigger festgelegt werden. Für diesen Ablauf werden hierbei die Schlagwörter definiert, auf die der Copilot später reagieren soll. Werden andere Wörter eingegeben so wird eine entsprechende Fehlermeldung ausgegeben.
Schritt 2 – Frage
Nachdem das entsprechende Schlagwort eingegeben wurde, soll der Copilot nun nach der ID-Nummer fragen. Hierbei wird über das Einfügen-Menü über Frage stellen eine Abfrage an den Benutzer gestellt.
Schritt 3 – Flow verbinden
Über das Einfügen-Menü wird nun über Handlungsaufforderung – Flow erstellen ein neuer Flow in Microsoft Power Automate erstellt. Es öffnet sich Microsoft Power Automate in dem der Flow eingerichtet werden kann.
In Microsoft Power Automate werden hierzu zwei Aktionen angelegt, zwischen denen nun die entsprechenden Schritte festgelegt werden können.
Schritt 4 – Ausgabe
Über das Einfügen-Menü wird nun über die Auswahl Mitteilung senden die Ausgabe an den Benutzer definiert.
Aktion 1 – Copilot Studio
Da der Flow aus Microsoft Copilot Studio erstellt wird, wird in Microsoft Power Automate automatisch die Start- und Endaktion vorgegeben. Zwischen diesen Aktionen können alle weiteren Schritte festgelegt werden.
Zuerst wird der Eingabewert definiert.
Aktion 2 – SharePoint Elemente abrufen
Zuerst wird über die Aktion SharePoint – Elemente abrufen die Microsoft SharePoint Liste festgelegt, aus der die Daten abgerufen werden sollen. Dabei soll auch direkt nach dem Wert, welcher als Suchkriterium vorgesehen ist, gefiltert.
Aktion 3 – Variable initialisieren
Für jeden Wert, welcher später als Ausgabe in Copilot angezeigt werden soll, muss nun über die Aktion Variable – Variable initialisieren eine entsprechende Variable vom Typ Zeichenfolge festgelegt werden.
Aktion 4 – SharePoint Element abrufen
Über die Aktion SharePoint – Element abrufen wird nun die entsprechende ID aus der SharePoint Liste festgelegt, in der die gewünschten Daten eingetragen sind. Hierbei wir der dynamische Wert ID aus dem Abschnitt Elemente abrufen verwendet. Dabei wird Microsoft Power Automate einen Container Auf alle anwenden erstellen.
Aktion 5 – Variable festlegen
Für jede zuvor erstellte Variable muss nun über die Aktion Variable – Variable festlegen die jeweilige Spalte aus der Microsoft SharePoint Liste hinterlegt werden. Diese Aktion muss noch innerhalb des Containers eingefügt werden!
Aktion 6 – Ausgabe verfassen
Über die Aktion Datenvorgang – Verfassen wird nun mittels des concat Befehls alle Variablen zusammengeführt und somit der Ausgabetext der Daten für Copilot festgelegt.
Aktion 7 – Ausgabe
In der letzten Aktion, welche von Microsoft Power Automate vorgegeben wird, wird nun der Ausgabewert wieder eingetragen und der Text, welcher an Copliot übermittelt und ausgegeben werden soll. Dies erfolgt über den dynamischen Wert Ausgaben aus dem Abschnitt Verfassen.
Die Flowbeschreibung steht auch als kostenloser Download im Adobe PDF-Format zur Verfügung.
